BienenSchweiz ist Ende Oktober 2024 mit der reeweb ag eine Partnerschaft eingegangen. Die reeweb ag stellt die online Vereinssoftware «ClubDesk» bereit und entwickelt diese zugunsten von Vereinsorganisationen stets weiter.
Die Online-Vereinssoftware hilft Vorständen und Fachorganen der Imkervereine bei allen administrativen Aufgaben: der Organisation, der Mitgliederverwaltung, dem Rechnungswesen, den Veranstaltungen und öffentlichen Auftritten, der Vereinskommunikation sowie Grundkurs- und Zuchtkursorganisation. Ihr Ziel ist, den Verwaltungsaufwand in den Sektionen zu minimieren und zentral die Bedürfnisse des Vorstands und der Mitglieder abzudecken.
Im Austausch mit Othmar Frey, Mitglied des Zentralvorstands von BienenSchweiz, wollten wir erfahren, was ihn motiviert und wo die Sektionen und Vereine einen Mehrwert erhalten.
Sarah Grossenbacher (SG): Othmar, Du bist seit April im Zentralvorstand von Bienenschweiz und treibst die Themen «IT und Digitalisierung» voran. Was ist deine Motivation zur Partnerschaft mit ClubDesk?
Othmar Frey (OF): Ich arbeite beruflich daran, Unternehmen durch Digitalisierung zu stärken. Ziel ist, ihre Prozesse zu vereinfachen, zu verbessern und im Wettbewerb einen Vorsprung zu sichern. In meiner Imkertätigkeit sammelte ich Erfahrungen als Kassier, Vize-Präsident, Betriebsberater in den Grund-kursen und als Webmaster für die Mitgliederkommunikation. Bei meinem Amtsantritt im Sektionsvorstand wollten mir meine Vorgänger neun Bundesordner überquellend von Papier sowie zahlreiche Excel- und Worddateien übergeben. So konnte ich nicht effektiv für die Mitglieder arbeiten. Gemeinsam mit meinen Vorstandsmitgliedern modernisierte ich die Vorstandsarbeit. Zwischenzeitlich sind die Bundesordner entsorgt.
SG: Wie ist die Partnerschaft mit ClubDesk entstanden?
OF: Im Rahmen der Kaderausbildungen kommt immer wieder das Bedürfnis auf, die Sektionen in den administrativen Arbeiten zu unterstützen und zu entlasten. Gleichzeitig hören wir, dass viele Sektionen Schwierigkeiten haben, neue engagierte Vorstandsmitglieder zu gewinnen, weil ihnen der administrative Aufwand zu hoch erscheint. Das hat uns veranlasst, eine Lösung zu finden. Wir haben die verschiedenen Lösungen bewertet und sind zum Schluss gekommen, dass ClubDesk die Vereinsarbeit am besten unterstützt. Somit empfehlen wir Vereinen, welche nach einer digitalen Lösung Ausschau halten, die online Vereinslösung von ClubDesk. Wir sind kürzlich eine Partnerschaft mit der reeweb ag eingegangen.
SG: Was sind die konkreten Vorzüge von ClubDesk?
OF: Zuerst möchte ich betonen, dass Sektionen, welche administrativ durchgängig gut funktionieren und eingespielt sind, mit ihren Lösungen sicher nichts falsch machen. Wir geben lediglich eine Empfehlung für Sektionsvorstände, welche die Veränderung suchen. Die Erfahrungen mit ClubDesk zeigen, dass Amtsübergaben und Stellvertretungen innerhalb der Sektionen vereinfacht werden und alle Vorstandsmitglieder und Fachorgane in einer gemeinsamen Plattform arbeiten. Die konkreten Vorteile können Sie dem Kastentext entnehmen.
SG: Wie profitieren die Sektionen und Verbände von der Partnerschaft?
OF: Sektionen und Verbände, die neu mit ClubDesk starten, erhalten auf die erste Jahresgebühr 50 % Rabatt. Sie können kostenlos ClubDesk einen Monat testen. Vereine und Sektionen, welche bereits ClubDesk nutzen, erhalten auf ihre nächste Erneuerung vom Jahresabo einmalig 50 %-Rabatt. Die Rabatte sind jedoch nicht kumulierbar. Das heisst, wenn Vereine bereits reduzierte Lizenzkosten geniessen, da ihr Bankinstitut ClubDesk vergünstigt anbietet, geniessen sie weiterhin die Vorteile dieser Vergünstigungen. Die Kosten für ein reguläres komplettes ClubDesk-Abonnement inklusive der Webseite (Homepage) und bis zu 250 Mitgliedern (ClubDesk M), liegen bei 20 Franken pro Monat. Bei 100 Mitgliedern sind das 2.40 Franken im Jahr pro Mitglied. In der Regel werden diese Kosten bereits kompensiert, wenn der Kassier die Rechnungen und der Präsident die GV-Einladungen nicht mehr per Post zustellen muss. Wichtig ist, dass die Sektionen und Verbände die Supportleistungen direkt von ClubDesk beziehen können. ClubDesk stellt auch eine Wissensdatenbank zur Verfügung, womit der Einstieg in die Online-Vereinssoftware erleichtert wird.
SG: Was möchtest Du uns noch mitgeben?
OF: Oft haben die Einführungen von digitaler Unterstützung in den Sektionen und Verbänden wenig mit der «technischen» Umsetzung zu tun, sondern sind mehr eine Frage der Willenskraft zur Veränderung. Erfolgreich sind diejenigen Sektionen und Verbände, welche die Veränderung als Chance sehen und in ihren Organisationen Mitglieder etablieren, welche IT-affin sind und die Grundkonfigurationen zugunsten des Vorstands, der Fachorgane und aller Mitglieder etablieren und schulen können.
Ich bin überzeugt, dass die anstehende und kommende Imkergeneration die administrativen Arbeiten möglichst einfach handhaben will – und das wenn immer möglich mit ClubDesk. Im Rahmen der Grundkurse stellen wir fest, dass bereits über 80 % der Neuimker/-innen für die Stockkarte, die Bestandskontrolle, das Medikamenten-Inventar und den Behandlungsnachweis eine kostenlose Mobile-App nutzen. Da hat an der Basis die Digitalisierung bereits Einzug gehalten. Die Sektionen und Verbände erhalten den Support jeweils direkt von ClubDesk. Das stellt für uns in der Partnerschaft sicher, dass bei Anfragen direkt die Kompetenz von ClubDesk eingebunden ist.
Weitere Informationen und Bestellung: https://www.clubdesk.ch/de/bienenschweiz
Das sind die konkreten Vorteile von ClubDesk
Für das Präsidium: Die Präsidentin oder der Präsident profitiert davon, dass sie/er ihre Kommunikation zu den Mitgliedern an einem Ort – in ClubDesk – vornehmen kann. Genauso hat er/sie jederzeit Einblick auf die Finanzen und den Terminkalender zu den Veranstaltungen und Kursterminen. Die zentrale Ablage von Protokollen und Vereinsdokumenten vereinfacht die Zusammenarbeit im Vorstand.
Der Aktuar oder die Aktuarin: Protokolle von Vorstandssitzungen und der GV werden zentral abgelegt. Die Mitgliederliste wird online für den gesamten Vorstand zentral gepflegt und ist stets aktuell. Mutationen, Ein- und Austritte werden an einem Ort schnell und einfach für alle Benutzer gepflegt.
Die Kassiererin, der Kassier: Mitgliederrechnungen werden auf Basis der aktuellen Mitgliederliste per E-Mail oder Post versandt. Rechnungen, Spesen und weitere Zahlungen werden in ClubDesk erfasst und an die jeweilige Bank übertragen. Genauso erfolgt der Bankabgleich für die Buchungen in der Buchhaltung automatisch. Das Budget wird in ClubDesk erstellt und steht immer aktuell zum Vereinsjahr und den Vorjahren im Vergleich zur Verfügung. Die GV-Vorbereitungen und die Unterlagen für die Revisoren sind auf einfache Weise erstellt. Wird der Grundkurs in einer separaten Buchhaltung transparent geführt, ist auch dies auf einfache Weise mit ClubDesk möglich.
Die Betriebsprüfer/-in: Durch die Pflege der Goldsiegelimker/-innen innerhalb der Mitgliederliste sind wiederkehrende Betriebsprüfungen automatisch traktandiert. Die Ergebnisse können in der zentralen Ablage festgehalten werden. Für die gezielte Kommunikation an die Goldsiegelimker/-innen verwenden Betriebsprüfer/-innen dieselbe Plattform.
Betriebsberater/-in: Durch die Kalenderfunktionen für Veranstaltungen und Kurse werden die Termine den Zielgruppen entsprechend zugänglich gemacht. Die Unterlagen für die Grundkurse können zentral als Bibliothek abgelegt werden. Die Kommunikation zu den Grundkursteilnehmenden erfolgt zentral per E-Mail über ClubDesk.
Zuchtberater/-in: Analog zu den Betriebsberaterinnen und -beratern werden auch die Zuchtkursteilnehmenden im gezielten Kalender bedient und die Kommunikation erfolgt an die Zuchtgruppe. Die Formularfunktionen erlauben, die Erfolgskontrolle zu erfassen.
Die Mitglieder: Die Mitglieder und Interessengruppen (Grundkurs, Zuchtkurs) können sich die jeweiligen Kalender abonnieren und auf ihr Smartphone übertragen. Werden bei den Veranstaltungen Anmeldungen verlangt, kann die An-/Abmeldefunktion genutzt werden, um die Präsenzkontrolle zu führen. Adressänderungen und sonstigen Angaben können die Mitglieder selbstständig online einfach tätigen.
Webmaster/-in: Für den externen Auftritt ist jeweils die Webmasterin/der Webmaster der Sektion verantwortlich. Oft werden die Webseiten separat geführt. ClubDesk ermöglicht hier die Erstellung und Verwaltung der Webseite (Homepage) an einem Ort. So werden die Vorstandsmitglieder, Fachorgane und Termine automatisch publiziert und aktualisiert aufgrund der innerhalb von ClubDesk vorhandenen Informationen. Newsbeiträge werden zentral durch die jeweiligen Redaktorinnen und Redaktoren erstellt, um den Verein nach Aussen und für die Mitglieder zu präsentieren.
Sponsoren und Gönner: Zunehmend wichtiger wird die Möglichkeit, dass Spender/-innen, Interessierte und Gönner/-innen in die Kommunikation der Sektionen eingebunden werden. Einerseits profitiert die Sektion von Zusatzeinnahmen und die Gönner/-innen vom Newsletter der Sektion, welcher sie stets über aktuelle Themen auf dem Laufenden hält.
Datenschutz und Datensicherheit: ClubDesk stellt ein Berechtigungskonzept zur Verfügung, damit die Datenschutzanforderungen erfüllt und sichergestellt werden können. Es gilt immer, nur die tatsächlich benötigten Daten für die Vereinsarbeit zu erfassen und zu pflegen. Oft ist weniger mehr!
